子ども・子育て支援システムの移行等に伴う事務処理誤りの発生について

令和元年(2019年)11月7日提供

標記のことにつきまして、保育幼稚園室におきましては、かねてより更新作業を行っておりました子ども・子育て支援システムが本年9月から稼働しているところです。今般、新システムでの幼児教育・保育の無償化のための設定追加及び移行データ処理における設定ミスに起因し、事務処理誤りが発生いたしましたので、下記のとおり御報告させていただきます。
今後はこのようなことのないよう、より一層チェック体制を強化してまいります。

1 事案

(1) 令和元年度子育てのための施設等利用給付認定※決定通知書（以下、「決定通知書」という）における「保育を必要とする事由」の記載漏れ
(2) 令和元年度中に子どものための教育・保育認定の切替を行った児童の10月分給食費等決定誤り
※子育てのための施設等利用給付認定は、幼児教育・保育の無償化のための新たな認定

2 内容

(1) 10月17日に「施設等利用給付認定決定通知書発行者一覧」において「保育を必要とする事由」の欄が空白であることに職員が気づき、9月30日に発送した認定通知書について調査したところ、「保育を必要とする事由」が反映されておらず、記載が漏れていたことが判明しました。
新システムに不具合があり、子育てのための施設等利用給付認定における「保育を必要とする事由」の情報が児童台帳に正しく登録できておりませんでした。その後、決定通知書を出力した際に必要な事項が記載されているかどうかをチェック段階で見逃したことから、653件について「保育を必要とする事由」の記載が漏れた決定通知書を送付したものです。
なお、この度の件による、子育てのための施設等利用給付認定への影響はありません。
(2) 新システム稼働後、10月分保育料等の請求処理の検証を行ったところ、10月31日に一部の児童の給食費等の請求が重複していることが判明しました。これは、新システムへのデータ移行時に、新旧システムのデータ保持方法の違いから、令和元年度中に子どものための教育・保育給付認定の切替があった児童の調定情報を認定区分ごとに作成し直す際、システム上の整理番号を誤って割り付けたことが原因で、その後に処理した幼児教育・保育の無償化に伴う給食費の金額変更処理時に重複する調定情報が作成されていました。このことにより、給食費等の金額が重複して設定されたまま、口座振替を行ってしまったものです。件数、金額については、以下のとおりです。
対象件数：46件
対象金額：67，300円

3 対応状況

(1) 「保育を必要とする事由」の遺漏を発見後、直ちに登録処理を行いました。「保育を必要とする事由」記載漏れの決定通知書を送付した対象者に対し、11月1日付けで、正しい決定通知書とあわせてお詫び文書を送付させていただきました。
(2) 重複して口座振替を行った対象者に対し、11月1日に取急ぎ事情説明とお詫びの文書を送付させていただきました。今後、口座振替結果が確認でき次第、改めてお詫びと充当又は還付の手続きについて、個別に連絡させていただく予定です。

4 再発防止策

(1) 新システム稼働時において出力された帳票については、記載すべきである事項を慎重に確認したうえで、複数の職員によるチェックを行うなどチェック体制を強化します。
(2) システムの構築・改修のテストでは、テストパターンを精査して実施し、反映後に個別点検を行うとともに、システム事業者と密に連携をとり、全体として異常データが存在していないかについて、検証を行います。